Häufig gestellte Fragen neuer Nutzer

Wer kann unsere Freelancer sehen?

Nur Sie. Und alle Kollegen, die von Ihnen einen Account bekommen. Sonst niemand. Punkt.

Rechnet sich asap für uns?

Wenn Sie nur alle paar Monate einen einzelnen Freelancer buchen, eher nicht.

Aber wenn Sie relativ häufig mit Freelancern arbeiten, auf jeden Fall.
Ein Entwicklungsleiter eines großen Autokonzerns erzählte uns: wenn er freie Experten braucht, muss er erst sämtliche Kollegen nach Empfehlungen abtelefonieren und dann die Freelancer anfragen – und bis endlich jemand zugesagt hat, ist der Tag um. Große Agenturen erzählten uns, dass sie oft acht Stunden brauchen, um ein Freelancer-Team an Bord zu holen. Acht Stunden einer Führungskraft – am Tag. asapOS rechnet sich extrem schnell.

Dazu kommt, dass die besten Freelancer auch schnell weggebucht sind, hier können Sie sich einen echten Wettbewerbsvorteil verschaffen.

Der vermutlich wichtigste Punkt ist der Wert des zentral gesammelten Wissens – und aller Erfahrungen jeder einzelnen Buchung. Wenn jemand in Ihrer Firma schlechte Erfahrungen mit einem Freelancer macht, dieses Wissen aber weder gespeichert noch geteilt wird, tappen Sie immer wieder in dieselbe Falle. Und wenn jemand Ihre Firma verlässt, ist das gesamte Wissen trotzdem noch im Unternehmen.

Eigentlich sind unsere Preise schon fast zu günstig.

Sind unsere Daten sicher?

Bestmöglich. Die Kommunikation zum Server ist selbstverständlich SSL verschlüsselt und die firmeninternen Datenbanken sieht niemand außer die Firma selbst. Admin und HR sehen auch immer live, wer der Kollegen gerade in asap arbeitet.

Unsere Server sind bei AWS (die unter anderem Firmen wie Netflix, Airbnb, Apple oder die Deutsche Bahn hosten). Die Administration ist extrem anspruchsvoll, daher übernehmen das Spezialisten, die sicherstellen, dass asapOS 99% der Zeit mit voller Leistung verfügbar ist.

Wir sind eine Film-/Chemie-/IT-/Auto-/etc. Firma, die mit Freelancern arbeitet. Ist asap auch was für uns?

Unbedingt! asapOS ist von Grund auf so konzipiert, dass es für jede Branche funktioniert. Die Gewerke, die jede Firma benötigt, können individuell angepasst werden und ein lernendes Tag-System passt sich ebenfalls firmenspezifischen Eigenheiten an. Wie jedes lernende System wird auch asapOS mit der Zeit immer besser.

Sind wir wie Xing, Linkedin, Upwork, etc.?

Nein. Wir bieten eine firmeninterne, abgeschlossene, sichere Datenbank, die alle relevanten Informationen in einer Firma an einem Ort sammelt, Prozesse enorm beschleunigt, Erfahrungen speichert und mit der Zeit lernt. Freelancer-Portale gibt’s ja auch wirklich genug. Die sind wie dicke Telefonbücher. Wir sind wie das (hübsch sortierte) Adressbuch in Ihrem Telefon. Nur noch intelligenter.  

Wie kommen die Freelancer in unsere Datenbank?

Auf drei Arten:

  • Importieren Sie vorhandene Excel-Tabellen aus allen Abteilungen.
  • Tragen Sie Freelancer (wie früher) von Hand ein.
  • Klicken Sie auf „asapComplete“. Freelancer füllen ihr Profil selbst aus – und werden auf Wunsch mit dem Profil verlinkt, sodass Sie z.B. eine neue Telefonnummer direkt mitbekommen.

Ich bin Freelancer. Wie komm ich bei asap rein?

Die ehrliche Antwort ist: erstmal gar nicht. Eine Firma muss Sie aktiv in ihre interne Datenbank hinzufügen.
Es ist aber trotzdem sinnvoll ein Profil anzulegen, dann können Sie Firmen mit einem Klick direkt in die Firmen-Datenbanken übernehmen. Sie können Firmen auch auf asap hinweisen. Wenn es klappt, sind Sie nicht auf irgendeiner der vielen Plattformen, sondern tatsächlich in DER relevanten Freelancer-Kartei der Firma. Also einer Buchung ein ganzes Stück näher.

Wenn der Hinweis aus asap übrigens dazu führt, dass die Firma neuer Kunde wird, beteiligen wir Sie am ersten Monatsumsatz mit dieser Firma. Das können bis zu 1.000€ pro geworbener Firma sein. Bei Interesse schreiben Sie uns gern eine Nachricht mit dem Betreff, dass Sie gern am „asapAgent“ Programm teilnehmen möchten. 

Wie funktioniert asapOS genau?

Es gibt zwei getrennte Bereiche:

1. Firmen-Silos
Die einzelnen „Firmen-Silos“ sind die komplett firmeninternen Datenbanken. Hier hat nur die Firma selbst Zugriff. Hier werden alle Freelancer-Tipps & Kontakte der HR oder jedes Teamleiters gesammelt. Die HR kann den Teamleitern auch Rechte geben, um selbst anfragen zu können. Denn die wissen meist am besten, wen sie wann brauchen. Die HR sieht natürlich immer live, wer was gerade macht.

2. Freelancer Plattform
Der andere Bereich ist die „Freelancer Plattform“. Denn beim Hinzufügen eines Freelancers reicht schon seine E-Mail-Adresse. Den Rest kann der Freelancer selbst ergänzen und aktuell halten. Die Freelancer sehen nur ihr eigenes Profil, welche Firma sie abonniert hat und welche Verträge sie mit ihnen abgeschlossen hat. Einblick in Ihre Freelancer hat niemand.

Wie geht ihr mit Datenschutz und der DSGVO um?

Unser Partner in diesem Bereich ist kein geringerer als der “Datenschutz-Guru” Stephan Hansen-Oest. Er hat auch unsere AGBs geschrieben und uns mit Fragen gelöchert. Da asap mit sensiblen Personaldaten arbeitet, nehmen wir dieses Thema extrem ernst. Server und Kommunikation sind bestmöglich gesichert und unser Umgang mit den Daten ist so transparent wie irgend möglich – und zwar für Firmen und Freelancer.

Freelancer sehen in ihrem Profil welche Daten von ihnen verfügbar sind und welche Firmen ihre Stammdaten abonniert haben. Firmeninterne Infos (Bewertungen, Notizen, etc.) bleiben selbstverständlich immer firmenintern.

Können wir auch offline für das Tool werben, z.B. auf einem Flyer auf Messen?

Ja! Sehr gern sogar :-]
Sie können Ihren asap Account sogar bald mit einem Firmenlogo branden. Das entwickeln wir aber gerade noch.

Sie fragen mit asap Ihre Favoriten-Freelancer direkt an. Gern auch dutzende gleichzeitig – aber trotzdem persönlich. Was wir nicht machen, sind allgemeine Aufrufe in die weite Welt, wie z.B auf Xing, Linkedin, Facebook-Gruppen, etc. Die haben sich auch nicht bewährt.

Wie funktioniert die automatische Aktualisierung der Freelancer-Daten?

Wir haben gemerkt, dass (gut gebuchte) Freelancer ihre Daten nur aktualisieren, wenn sie konkret von einer Firma gebeten werden, dass zu machen. Wenn wir als asap.industries auffordern, die Daten zu checken, passiert nicht viel. Aber wenn ein Auftraggeber fragt, wird fast immer alles schnell erledigt.
Diese Anfrage funktioniert bei uns mit einem Klick.
Damit die Freelancer das nicht für zig Firmen einzeln machen müssen, werden die Stammdaten automatisch bei allen Firmen aktualisiert, die diesen Freelancer in der Liste haben.

Würde es reichen, einen User-Account pro Standort zu haben?

Das reicht – ist aber unpraktisch. Denn die Zeitersparnis und auch das Wissen kommt aus dem Coworking mit allen relevanten Kollegen: Neue wertvolle Kontakte sammeln, gemeinsame Projektlisten erstellen, Teamleiter selbst anfragen lassen … alles Features, die verloren gehen, wenn nur die HR Accounts hat.

Kann ich Excel-Listen importieren? Muss ich dafür irgendetwas beachten?

Ja, die Spalten müssen einheitlich benannt werden, damit der Import funktioniert. Das ist aber meist schnell gemacht. Und im Import-Bereich ist das auch genau erklärt. Hauptsache, Name und E-Mail ist lesbar, dann kann der Freelancer später selbst alles ergänzen (und direkt aktualisieren).

Kann ich Freelancer anlegen, die asap nicht nutzen?

Ja, klar. asap ist Ihre interne, ganz private, Datenbank. Sie können da anlegen, was Sie wollen.

Für den Freelancer ist es nur einfacher, wenn er sich einen Account anlegt, da seine Daten dann natürlich schneller in die Firmen kommen und er sie immer aktuell halten kann. Aber Anfrage-Mails bekommt er an seine reguläre E-Mail-Adresse und seine Antwort funktioniert auch Account-Unabhängig.

Muss unsere IT irgendwas beachten oder wissen?

Nein. asapOS funktioniert in jedem modernen Browser. Fühlt sich aber wie eine native App an. Das Schöne ist, dass wir unser System ständig updaten und erweitern – aber niemals eine Meldung auftauchen wird, dass Sie ein Update machen müssen. Das passiert ganz einfach nebenbei. Bei größeren Erweiterungen bekommen Sie nur eine kurze Info, dass es das jetzt gibt. Normale Updates sind übrigens immer inklusive.

Hab ich als HR-ler noch die Kontrolle, was die Teamleiter machen?

Der Admin (HR) sieht generell ALLES, was bei asap passiert.
Die Rechte für jede User-Rolle (Admin, HR, Teamleiter) können außerdem von jeder Firma individuell angepasst werden.